Leitfaden
Mietbewerber höflich absagen
Einen Bewerber auszuwählen heisst, neunundvierzig andere abzulehnen. Die meisten Vermieter hassen diesen Schritt — und viele vermeiden ihn, indem sie einfach nicht antworten. Dieser Leitfaden erklärt, warum und wie man jedem nicht berücksichtigten Bewerber antworten sollte.
Warum antworten
Es gibt in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht, nicht berücksichtigten Bewerbern zu antworten. Aber Schweigen hat reale Kosten: Reputation des Vermieters auf den Portalen, Zeitverlust durch Nachfragen wartender Bewerber und unnötiger Stress für Menschen, die in einem ohnehin angespannten Markt eine Wohnung suchen.
Eine höfliche Absage braucht dreissig Sekunden. Schweigen hingegen erzeugt Nachfrage-E-Mails, Anrufe und manchmal negative Bewertungen.
Wann antworten
Der Zeitpunkt der Absage hängt vom Fortschritt des Prozesses ab.
- 1Unvollständiges oder disqualifizierendes Dossier: innerhalb von zwei bis drei Tagen nach Erhalt. Der Bewerber weiss schnell, dass er anderswo suchen muss.
- 2Nicht berücksichtigter Bewerber nach Vergleich: sobald der ausgewählte Bewerber bestätigt hat. Keine Absagen senden, bevor der Mieter gesichert ist.
- 3Maximale angemessene Frist: drei Wochen nach Erhalt des Dossiers. Darüber hinaus wird Schweigen als Respektlosigkeit wahrgenommen.
Häufiger Fehler
Absagen zu früh senden, bevor der ausgewählte Bewerber unterschrieben hat. Wenn dieser abspringt, muss man sich an bereits abgelehnte Bewerber wenden — eine peinliche Situation.
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Was man sagen sollte
Eine wirksame Absage enthält drei Elemente: einen Dank für die Bewerbung, die Information, dass die Wohnung vergeben wurde, und gute Wünsche für die weitere Suche. Nicht mehr.
Die Nachricht sollte kurz, sachlich und neutral sein. Keine übermässigen Entschuldigungen, keine detaillierte Begründung, kein falsches Versprechen (« Wir behalten Ihr Dossier für ein nächstes Mal »).
Was man nie sagen sollte
Bestimmte Formulierungen setzen den Vermieter rechtlichen Problemen oder unnötigen Konflikten aus.
- 1Niemals Herkunft, Nationalität oder Ethnie des Bewerbers als Grund nennen.
- 2Niemals auf die Familiensituation Bezug nehmen (Kinder, Schwangerschaft, Familienstand).
- 3Niemals Alter, Religion, sexuelle Orientierung oder Behinderung erwähnen.
- 4Niemals Details über den ausgewählten Bewerber nennen (« Wir haben jemanden mit einem besseren Gehalt gefunden »).
- 5Niemals versprechen, das Dossier aufzubewahren, wenn es nicht stimmt.
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Der rechtliche Rahmen
Im Schweizer Recht ist der Vermieter frei, seinen Mieter nach objektiven Kriterien zu wählen. Er muss seine Absage nicht begründen. Wenn ein Bewerber jedoch nachweisen kann, dass die Ablehnung auf einem diskriminierenden Grund beruht (Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung), kann Artikel 261bis StGB (Rassismus-Strafnorm) zur Anwendung kommen.
Der beste Rechtsschutz für den Vermieter: niemals den Ablehnungsgrund mitteilen. Ein einfaches « Die Wohnung wurde vergeben » genügt und lässt keine Interpretationen zu.
Mustertext
Ein Standardtext, der in allen Situationen funktioniert.
Beispiel
Guten Tag [Vorname], Wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung für die Wohnung an der [Adresse]. Wir teilen Ihnen mit, dass die Wohnung an einen anderen Bewerber vergeben wurde. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Suche. Freundliche Grüsse, [Name des Vermieters]
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Absagen automatisieren
Bei fünfzig Bewerbungen pro Inserat ist es nicht realistisch, fünfzig individuelle Nachrichten zu senden. Automatisierung löst dieses Problem: Der Vermieter ändert den Status eines Bewerbers von « in Prüfung » zu « nicht berücksichtigt », und der Bewerber erhält automatisch eine höfliche, personalisierte Absage-E-Mail.
Mit Lokdos löst jede Statusänderung eine Benachrichtigung an den Bewerber aus. Der Vermieter muss keine Nachricht verfassen — das System übernimmt dies mit einer professionellen E-Mail, die den Namen des Bewerbers und die Adresse der Wohnung enthält.
Daten nach dem Prozess löschen
Gemäss dem nDSG (neues Datenschutzgesetz) müssen die personenbezogenen Daten nicht berücksichtigter Bewerber innerhalb einer angemessenen Frist nach Abschluss des Mietvertrags gelöscht werden. Die Empfehlung lautet maximal drei Monate.
Dies umfasst E-Mails, Anhänge, Lohnabrechnungen, Betreibungsauszüge und alle anderen persönlichen Dokumente. Bei einem digitalen Tool muss das Tool diese Löschung ermöglichen.
Vollständiger Leitfaden
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